Как составить номенклатуру дел организации образец

Содержание

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Как составить номенклатуру дел организации образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Бланк номенклатуры дел

Образец заполнения номенклатуры дел

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-organizacii-obrazec

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Порядок утверждения номенклатуры

Как оформлять заголовки дел

Где взять образец номенклатуры дел

Итоги

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.

2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации.

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Как составить номенклатуру дел организации образец

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы…

Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия.

Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Отделения банка “Уралсиб” в Москве: адреса, режим работы, банкоматы

Определение

Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

  • систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
  • присвоение регистрационного номера по классификации дел;
  • составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Канал ДНЕВНИК ПРОГРАММИСТА Жизнь программиста и интересные обзоры всего. , чтобы не пропустить новые видео.

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства.

При этом форма собственности организации значения не имеет.

Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Чистый объем продаж в балансе: строка. Объем продаж в балансе: как посчитать?

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”.

Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз – это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника.

Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму.

В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска.

Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо.

В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов.

Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Номенклатура дел

Как составить номенклатуру дел организации образец

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание

Номенклатура дел в организации: способы разработки и образец

Как составить номенклатуру дел организации образец

Номенклатура дел в организации будет выступать большим помощником, поскольку в период своей деятельности каждое предприятие нарабатывает большое количество документации. Их систематизация чрезвычайно важна. Поэтому в интересах каждого руководителя «разложить по полкам» изданные и полученные от сторонних организаций документов.

В настоящее время ведение документооборота не обязательно, но без использования его возможностей можно допустить большую путаницу в ведении дел. Владельцы крупных предприятий всегда помнят об этом.

Имея в подчинении большое количество подразделений с широким спектром функций, использование номенклатуры значительно облегчит систематизацию и хранение важной информации, отраженной как в бумажном, так и в электронном варианте.

Значение номенклатуры дел для организации

Номенклатура помогает упорядочить и систематизировать дела

Основным направлением использования номенклатуры значится систематизация документов. Номенклатура в данном случае является перечнем дел, составленным согласно определенной формы, заведенной в подразделении делопроизводства организации. Основными задачами документа являются:

  • классифицирование и учет документов;
  • значительное облегчение процесса поиска требуемых документов;
  • снижение нагрузки сотрудников в период передачи дел, а также составления описей;
  • систематизация подготовленных к дальнейшему хранению или уничтожению документов.

Росархив одобрил правила ведения рабочих вопросов в отношении номенклатуры архивов предприятий еще в 2002 году. Все дальнейшие нормативные документы разработаны с их учетом.

Для кого она обязательна

Современный мир диктует свои правила. Теперь делопроизводство возможно только при использовании систематического подхода и аккуратности. При качественном оформлении номенклатуры дел работа с документацией будет производится оперативно.

Каждое юридическое лицо старается в обязательном порядке осуществлять свою деятельность только через номенклатуру. Соответственно, знать все нюансы хранения и систематизации документов должны не только делопроизводители, но и начальники всех отделов без исключения.

Первоочередное использование подобных перечней осуществляется организациями, передающими подшивки бумаг в госархив. Для этого разработан и внедрен ФЗ «Об архивном деле РФ». К таким организациям будут относится:

  1. государственные или муниципальные;
  2. негосударственные, если в ходе их деятельности образуются документы, имеющие отношение к госсобственности;
  3. негосударственные, при условии заключения ими договора с госархивом.

Остальные предприятия от таких функций освобождены. Однако, лучше осуществлять ведение дел по номенклатуре. Ее образец можно разработать самостоятельно, ведь с ее использованием делопроизводство будет систематизировано, а сохранность документов значительно возрастет.

Не исключением будут документы, относящиеся к личном составу. Поскольку их отсутствие может принести организации даже финансовые потери, если проверяющие и контролирующие органы найдет нарушения в их оформлении или сохранности. В таком случае налагается штраф, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Какие виды существуют

Номенклатура бывает разная. В зависимости от цели, которую преследует организация, можно выбрать одну из двух. При этом, отличаться они будут между собой по способу составления документации, а именно:

  • типовая – вид НД, при котором производятся однотипные операции, не требующие разработки сложного перечня документации. Такая номенклатура осуществит отражение примерного состава дел;
  • индивидуальная – разработана и утверждена для каждого учреждения при использовании особого подхода и анализа осуществляемых операций. Берет за основу типовую и примерную форму описей из НПА вышестоящего министерства или ведомства. Нормы будут распространены по всем подведомственным учреждению структурным подразделениям. Индивидуальные описи дел будут вестись каждым экономическим субъектом, учитывая свой вид деятельности, опираясь на правовые и нормативные документы.

Выбирая между указанными номенклатурами целесообразней выбрать второй вариант. При этом есть возможность учесть нюансы именно своего предприятия. Кроме того, так будут соблюдены сроки формирования подшивок и сдачи подготовленных документов в архив.

Кто составляет документ

За составление этих документов ответственна номенклатура

Номенклатура составляется канцелярией. Ее разработка должна быть закончена за месяц до начала нового отчетного периода. Готовый документ подписывает руководитель организации. Названия разделов происходят от наименований структурных подразделений учреждения.

Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел

Описи дел должны создаваться одновременно с тем, как образуется новый экономический субъект. Это означает, что разработка номенклатуры должна быть осуществлена совместно с созданием организации.

Утвержденная НД должна ежегодно анализироваться на предмет своей актуальности.

Если выявлены недочеты или слабые места, то следует провести корректировку действующего списка дел, а также издать изменяющий приказ.

Формы дел, которые были признаны устаревшими, этим самым приказом должны быть просто исключены из описи. Также следует проверить соблюдение сроков хранения по различным категориям бланков, форм или дел. Если какая-то форма была отменена нормативно-правовым актом, но срок ее хранения еще не истек, то такой бланк лучше оставить в описи.

Если появилась какая-то новая форма дел или документации, которую организация планирует использовать в будущей деятельности, то ее необходимо ввести в номенклатуру. При этом стоит помнить, что не стоит раздувать НД и осуществлять регистрацию «на всякий случай». Также, будет проблематично использовать только типовой перечень, без учета индивидуальной особенности организации.

Даже если подведомственные учреждения схожи между собой, не стоит исключать некоторые расхождения по численности штата или юридическому аспекту. По этой причине любой типовой документ следует дорабатывать индивидуальными документами, исключая все лишнее.

Из чего состоит документ

Приказ Минкультуры разработал унифицированную форму НД. Так, согласно, указанному документу установлены обязательные пункты, которые должны содержаться в номенклатуре. Однако, это совсем не значит, что нельзя расширять указанный список. Это даже необходимо делать, учитывая все нюансы деятельности организации. Обязательными пунктами будут считаться:

  1. Наименование осуществляемой операции;
  2. Единицы хранения (в данном случае будут указаны тома и отражение указанной информации будет осуществлено по истечении отчетного периода (года));
  3. Период хранения – указанный пункт будет отражать срок, на который в обязательном порядке следует обеспечить сохранность прописанного в НД документа (в обязательном порядке отражается ссылка на нормативный документ, относящийся к предмету хранения);
  4. Примечания – графа может оставаться не заполненной и вводится на будущее, используясь по мере необходимости.

Разработку пунктов, подлежащих включению, стоит произвести заранее, перед каждым отчетным периодом. При этом, стоит проанализировать уже существующие и, возможно, детализировать их название или переформулировать вовсе.

Как заполняется форма

Заполнять форму необходимо по графам, отраженным в образце. Заполнение допустимо как от руки, так и в машинописном формате. Для этого, следует изучить образец на 2019 год и проанализировать его на предмет соответствия своему предприятию.

Образец номенклатуры дел можно скачать ниже:

Скачать образец [212.00 KB]

Правила и сроки хранения

Определить необходимые в работе бланки и формы документов не самая большая сложность. Второе по значению – определить и указать срок хранения находящихся в НД документов. Следует помнить, что для каждого бланка, письма, отчета, табеля или справки имеется своя категория. По этой категории и производится определение конкретного минимального срока для хранения.

Уничтожение подшивок, ранее срока, установленного номенклатурой недопустимо. За это может наступить ответственность вплоть до уголовной. Сами сроки установлены на законодательном уровне и ознакомиться с ними можно в приказах минкультуры. Если в документообороте имеется НПА, по которому не установлен срок хранения указанными приказами, то организация может самостоятельно установить его.

Но, нельзя произвести указанные действия просто по своему желанию. Для этого необходимо создать экспертную комиссию. В ходе ее заседания будет определен минимальный срок хранения. Решение необходимо официально закрепить приказом. Теперь, соблюдение срока обязательно!

Данная процедура широко используется для бухгалтерской документации. Поскольку сроки этой отрасли индивидуальны и будут зависеть не только от бухгалтерского законодательства, но еще и периодов проверок сторонними организациями, то для них и можно ввести увеличенный период хранения сданных в архив дел.

Еще один нюанс – разработанные или появившиеся в ходе осуществления деятельности документы могут быть не в единственном экземпляре.  Их количество компании предстоит определить самостоятельно.

К примеру, первый будет находиться в канцелярии, второй передан в кадровый аппарат, а третий уйдет в бухгалтерию для начисления денежных средств.

Четвертый при этом будет направлен в архивное учреждение.

Срок, в который надлежит хранить документ будет главным критерием разделения подшивок. Так, документы будут отсортированы на хранение по следующим показателям:

  1. временное хранение на период до 10 лет;
  2. временное хранение на период свыше 10 лет;
  3. постоянное хранение.

При этом, не стоит руководствоваться только указанными сроками. Они могут быть разработаны в индивидуальном порядке каждым учреждением. Главное, чтобы не было нарушения законодательства. Так, устанавливая срок хранения финансовым документам следует руководствоваться еще и статьями налогового кодекса. В противном случае можно получить взыскание.

Кадровые документы также не будут исключением. За ними должен быть закреплен специальный сотрудник кадрового учреждения, он и контролирует сроки хранения приказов по личному составу и иных НПА. Приказ о назначении указанного сотрудника подлежит утверждению со стороны руководства организации.

Передача документации в архивное учреждение

Для некоторых организаций передача номенклатуры дел в архив обязательна

Если организация относится к тем, которая в обязательном порядке сдает документы в архив, то следует уяснить для себя требования Госархива. По истечении календарного года, который также является отчетным, необходимо собрать документы и по правилам делопроизводства передать их в архив. Хранение при этом может быть как постоянным, так и временным.

Сдача будет осуществлена с учетом графика, который утвержден руководством. Для нее следует составить их опись. Передать можно только по номенклатуре, с обязательным приложение регистрационной карточки.

При необходимости получения подшивки, которая сдана в архив, будет осуществлена выдача для временного использования. Перед сдачей в архив в обязательном порядке должна быть проведена научная и практическая экспертиза ценности документа.

Экспертиза ценности сдаваемых документов

В основном, информация во всех, участвующих в хозяйственной жизни организации документов используется единоразово и теряет после этого свою актуальность. Такие документы не подлежат длительному хранению. И совсем другое отношение должно быть к документам, которые содержат ценную или научную информацию. Они могут находится на хранении на постоянной основе.

Для того, чтобы не наделать ошибок и не утратить важный документ и проводится указанная экспертиза. В ней будет оценена государственная, социально-культурная или иная значимость подлежащего сдаче документа.

Комиссия для такой оценки будет создана приказом. В нее будут входить самые квалифицированные в указанном вопросе кадры: заведующий канцелярии, ведущие бухгалтера, инженеры и прочие квалифицированные кадры. Ими будет разработан проект классификатора и номенклатура делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел должна быть в приоритете. Нет четких инструкций по ее составлению, поэтому каждая организация должна сама решить для себя список наиболее важных вопросов. Также следует четко определить сроки, на которые будут оставаться документы на хранении. Используя НД будет значительно сокращен документооборот и систематизирована работа подразделений.

Эксперт по управлению документацией расскажет, почему электронные документы не нужно включать в номенклатуру дел и как организовать хранение бумажных документов, чтобы их было легко искать:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Номенклатура в организации

Как составить номенклатуру дел организации образец

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Понятие и назначение номенклатуры дел

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия.

Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    -->