Какие требования предъявляются секретарю референту

Требования к секретарю

Какие требования предъявляются секретарю референту
1.Немного из истории.2.Возможности секретаря-референта.2.1.Основные функции секретаря.2.2.Современные требования.2.3.Классификация секретарей.2.4.Обязанности.3.Вывод.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2. Возможности секретаря-референта

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.

Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать.

Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием.

Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

2.1. Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

  • знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
  • знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
  • знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

2.2. Современные требования.

    Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

    1. иметь профессиональный имидж;
    2. хорошо владеть речью и письмом;
    3. обладать хорошей памятью;
    4. хорошо ориентироваться во времени;
    5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
    6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
    7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
    8. быть энергичным, проявлять инициативу;
    9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
    10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
    11. контролировать финансы офиса;
    12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

2.3. Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки.

Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел.

Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами.

Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов.

Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

2.4. Обязанности.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

  • учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
  • оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
  • подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
  • оформление протоколов рассылок выписок из них;
  • анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
  • подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
  • прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
  • организация приемов посетителей;
  • прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

  • техническое обеспечение работы руководителя;
  • подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
  • организация приема работников и посетителей;
  • телефонное обслуживание;
  • подготовка командировок;
  • организация презентаций и специальных приемов гостей;
  • стенографирование;
  • контроль за праздничными и юбилейными датами;
  • обработка почты;
  • машинописные работы;
  • сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
  • сбор материалов для докладов и речей руководителя;
  • ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Вывод

Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете.

Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.

Дата добавления: 24.01.2001

Какие должностные функции у секретаря — референта?

Какие требования предъявляются секретарю референту

Как известно, предприятиями управляет руководитель, корректируя, контролируя и направляя в нужное русло работу персонала. Одному ему за всем не уследить, особенно если фирма очень велика, поэтому в своем штате он должен иметь обособленный круг помощников.

В основном это люди, которые задействованы в административно — управленческом аппарате, которые являются непосредственными помощниками директора.

Общие положения секретаря — референта в 2018

В общепринятом понимании, секретарь-референт — это офисный работник, помощник руководителя, чья работа основана на нормах, закрепленных в уставных документах, в том числе и должностной инструкции.

Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

Прежде всего, нужно отметить, что принимает его на работу, непосредственно директор, которому он в дальнейшем и подчиняется.

Отбирая кандидатов на эту должность, руководитель в первую очередь, акцентирует внимание на уровень образования и стаж работы.

Если же стаж на некоторых предприятиях не столь важен, то образование у поступающего на работу должно быть высшее или среднее специальное. Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов.

Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов.

Это очень важно для работы, потому что в большинстве случаев приходится иметь дело с партнерами — иностранцами, особенно это приемлемо для больших фирм. Иметь достаточно широкое понятие финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Быть подготовленным к решению организационных вопросов.

Владеть и правильно распоряжаться информацией доносить ее до персонала в неискаженном виде. Пройти инструктаж по технике безопасности. Быть вежливым и добросовестно исполнять поручения и приказы, точно и в установленный срок.

Должностные функции секретаря — референта – должностные обязанности

Секретарь — референт имеет доступ ко всей документации, чтобы правильно информировать сотрудников и партнеров, при возникновении у них каких-либо вопросов и предложений. Присутствие его на совещаниях обязательно, потому что одной из главных функций — является осуществление записей всего совещательного процесса.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба – эта работа возлагается на секретаря. Следовательно, он может оформлять приказы, касающиеся личного состава, вести личные дела сотрудников, табеля учета рабочего времени, а также выдавать персоналу справки качающиеся их зарплаты и стажа.

Еще одной обязанностью секретаря-референта является проверка поступающей документации, перед тем как она попадает на подпись к руководителю.

При поступлении документа, он должен проверить правильность его оформления, исключить наличие ошибок в подсчетах и заполнении, проследить, чтоб он был вовремя подписан, а также правильно хранился.

По итогам года все документы подвергаются проверке, по результатам которой некоторые попадают в архив или подвергаются утилизации.

Прием телефонных звонков, факсов, телеграмм, выполнение копирования и сканирования тоже прерогатива помощника директора.

На что имеет право секретарь — референт?

В ходе рабочего процесса может сложиться ситуация, в необходимости наличия документа, который хранится у партнеров или в других организациях, секретариат имеет право направить запрос о необходимости предоставления бумаг, а в случае их несвоевременного доставления, наличия недочетов или ошибок — дать объяснение руководителю и с его согласия или по приказу направить документацию на доработку.

Секретарю разрешено запрашивать материалы, необходимые для исполнения распоряжений, а также рассматривать и перенаправлять документацию до места использования, требовать доработки документов, если в них имеются какие-либо недочеты и ошибки, а также визировать их в рамках своей компетенции.

Если произошли какие-то задержки в выполнении поручений руководства, сотрудник имеет право дать объяснения по поводу сложившейся ситуации.Ему позволительно работать с конфиденциальными документами. Кроме того, сотрудник вправе требовать от директора предоставления нормальных условий для осуществления труда, правильно оборудованного и хорошо освещенного рабочего места и места хранения бумаг.

Прежде, чем попасть на стол начальника вся документация обрабатывается секретарем, чтобы избежать недочетов и ошибок. Секретариат может предлагать директору усовершенствование форм внутренней документации.

Должностная инструкция секретаря — референта — ответственность

Каждый сотрудник предприятия при поступлении на работу подписывает трудовой договор и знакомится с должностной инструкцией. Если он некачественно, недобросовестно относится к выполнению непосредственных обязанностей, то внутренние нормативные акты предусматривают ответственность за это.

Он отвечает за качество документов, которые в дальнейшем передаются на подпись руководству. Несет ответственность за небрежное отношение к сохранности и регистрации документов. Должен быть аккуратным, ответственным и пунктуальным работником.

Образец должностной инструкции секретаря — референта

Стоит отметить, что должностная инструкция очень важный документ, содержащий некие правила, которым должен следовать секретарь. В ней прописаны все функции, обязанности, права, ответственность секретариата.

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта 

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (5 4,60 из 5)
Загрузка…

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    -->