Когда проводится инвентаризация основных средств

Содержание

Проведение инвентаризации имущества, основных средств, кассы | Порядок проведения инвентаризация — Контур.Бухгалтерия

Когда проводится инвентаризация основных средств

Инвентаризация — это проверка состояния имущества и обязательств компании. Материальные ценности часто портятся и разрушаются, недобросовестные сотрудники уносят с работы товары, из-за ошибок в учете документы перестают отражать реальное положение дел. Поэтому компании периодически сверяют данные бухучета и факты. Мы расскажем, как проводить инвентаризацию.

Когда вам придется проводить инвентаризацию?

Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:

  • при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
  • при хищении и порче имущества — немедленно;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
  • если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
  • перед составлением годовой бухотчетности.
  • Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
  • если меняется руководитель коллектива или бригадир;
  • из бригады выбывает более половины работников;
  • кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.

Зачем проводить добровольные инвентаризации?

Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.

Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников.

Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей.

Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.

Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?

Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.

Что подлежит инвентаризации?

При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:

  • собственное имущество организации;
  • имущество на ответственном хранении;
  • арендуемое имущество;
  • имущество, полученное для переработки;
  • неучтенное имущество;
  • основные средства;
  • нематериальные активы;
  • производственные запасы;
  • финансовые вложения;
  • готовая продукция и товары;
  • прочие запасы и финансовые активы;
  • кредиторская задолженность;
  • займы и резервы;
  • долги, безнадежные к взысканию.

В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.

Зачем создавать инвентаризационную комиссию?

Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.

При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов.

При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей.

Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.

Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.

Как проводить инвентаризацию?

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:

  • инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
  • должны присутствовать материально ответственные лица;
  • должны присутствовать все члены комиссии.

Шаг 1:

Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.

Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.

Шаг 2:

Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц.

Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток.

Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)

Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.

Шаг 3:

Третий этап – сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей.

Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете.

Потери списываются в пределах норм естественной убыли.

Шаг 4:

Заключительный этап – оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.

Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.

Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Может ли ООО не иметь работников? Если компания начинает или завершает деятельность или временно приостановила работу, должен быть тот, кто готовит и подписывает отчетность. Даже по «пустой» фирме нужно отчитываться, и для этого нужен руководитель. Так бывает ли ООО без работников и какую отчетность должны сдавать такие компании? 

Все организации и ИП-работодатели должны уплачивать взносы на пенсионное страхование в Пенсионный фонд России по месту нахождения или жительства.

Территориальный отдел ПФР получает от ФНС информацию о государственной регистрации компании и в течение пяти дней ставит ее на учет. ИП регистрируются в фонде сами после найма первого сотрудника.

При этом каждому лицу присваивается регистрационный номер ПФР.

Внешнеэкономическая деятельность — это особое направление бизнеса по ввозу товара на территорию России и вывозу его в другие страны. Документальное оформление таких операций проверяют таможня и налоговая. В статье разберем, с какими документами вы будете работать при ведении ВЭД.

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

Когда проводится инвентаризация основных средств

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. цель – проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не  все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность.

Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет,  и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно: 

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  •  других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.) 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства  компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся  формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов),  что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации: законодательство

Когда проводится инвентаризация основных средств

В статье рассматривается:

  • порядок подготовки к инвентаризации;
  • случаи;
  • сроки ее проведения;
  • документальное оформление.

В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

  • передача имущества в аренду, выкуп, продажа;
  • составление годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 01 октября отчетного года);
  • смена материально ответственных лиц;
  • реорганизация или ликвидация;
  • чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (в т.ч. стихийное бедствие, пожар);
  • при выявлении фактов хищения, порчи имущества;
  • в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Сверка фактического наличия и учетных данных по ОС проводится только 1 раз в 3 года.

Организация вправе проводить инвентаризацию в добровольном порядке. Условия и сроки должны быть установлены в учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов указан в Методических указаниях, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

Подготовка к инвентаризации

Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии  (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).

В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

Согласно п. 2.3 Методических указаний перечень членов комиссии можно дополнить представителями независимых аудиторских организаций, сотрудниками служб внутреннего аудита.

Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии и выполнять функции председателя.

Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме ИНВ-22. PDF

До того как началась инвентаризация:

  • МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
  • председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
  • руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проведение инвентаризации

МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).

Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.

При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.

Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.

В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).

Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3. PDF

В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:

  • наименование объектов, подлежащих проверке;
  • количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
  • общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
  • число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
  • отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
  • подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
  • подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).

Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.

Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19. PDF

Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.

Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.

Инвентаризация ОС

При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:

  • полное наименование;
  • назначение;
  • инвентарные номера;
  • основные технические показатели;
  • заводской инвентарный номер.

При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.

ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.

Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:

  • дата ввода в эксплуатацию;
  • причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.

Инвентаризация ТМЦ

Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.

Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:

  • наименование;
  • количество;
  • цена и сумма;
  • дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
  • наименование поставщика.

При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:

  • в пути;
  • находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
  • отгружены, но не оплачены;
  • не находятся в подотчете МОЛ.

В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:

  • времени эксплуатации;
  • причин негодности;
  • возможности использования в хозяйственных целях.

Тара указывается в описи по:

  • виду;
  • целевому назначению;
  • качественному состоянию:
    • новая;
    • бывшая в употреблении;
    • требующая ремонта.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:

  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
  • 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
  • 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
  • 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
  • 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
  • 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
  • 75 «Расчеты с учредителями»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
  • 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.

Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.

Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.

Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У.

При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:

  • наличных денежных средств (далее ДС);
  • ценных бумаг;
  • денежных документов:
  • почтовые марки;
  • марки госпошлины;
  • вексельные марки;
  • путевки в дома отдыха (санатории);
  • авиабилеты;
  • прочие денежные документы.

Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.

Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы

При инвентаризации НМА комиссия проверяет:

  • наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
  • правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:

  • правильность оформления ценных бумаг;
  • реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
  • своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
  • сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.

Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.

Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:

  • название;
  • серия и номер;
  • номинальная и фактическая стоимость;
  • срок гашения;
  • общая сумма.

Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.

Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).

Учет результатов инвентаризации

Результатом инвентаризации могут быть:

  • излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
  • недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.

Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Правильный порядок проведения инвентаризации основных средств – сроки, правила и образцы документов

Когда проводится инвентаризация основных средств

Одним из базовых условий эффективной работы предприятия является постоянный учет и контроль движения материальных активов, в том числе и основных средств.

Как правило, текущий контроль над состоянием активов компании или организации осуществляется с помощью ведения текущего бухгалтерского или управленческого учета. Однако такой контроль не может ежеминутно охватить все изменения, происходящие в материальном комплексе организации.

В силу этого предусмотрена специальная процедура комплексного и тотального учета материальных средств, известная под названием «инвентаризация основных средств», которая производится с определенной периодичностью и по установленному нормативными актами регламенту.

В этой статье будет рассказано о том, что такое инвентаризация основных средств, на какой правовой базе она производится, что входит в состав контролируемых активов, а также кто ответственен за ее проведение и какими  документами оформляется завершение инвентаризации.

Для чего нужна на предприятии?

Для того чтобы проведение таких мероприятий по учету и контролю движения материальных средств, как инвентаризация основных средств, действительно была эффективна в деле управления компанией или организацией, необходимо понимать, для каких целей она производится.

Такими целями следует считать следующие:

  • выявление фактического наличия материальных активов, основных средств в их физическом состоянии, т.е. в натуре;
  • установление фактического соответствия данных бухгалтерского учета, по которым числятся основные средства и их реальному наличию в должном состоянии и комплекте;
  • проверка и оценка реальной стоимости основных средств, числящихся на балансе организации или компании и той стоимости, которая отображена в документах управленческого и бухгалтерского учета;
  • определение стоимостной базы основных средств для корректировки начисления амортизационных отчислений, соответствующих реальной цене материальных активов на текущую дату проверки;
  • контроль и выявление несоответствия условий содержания, хранения и текущей эксплуатации всех материальных активов, входящих в категорию основных средств;
  • выявление дополнительной информации, касающейся состояния основных средств, которая может в последующем отразиться на их стоимости и ликвидности;

Кроме этого, проведение инвентаризации нередко имеет целью выявление фактов хищения или нецелевого использования основных фондов.

Это особенно важно при осуществлении корпоративной инвестиционной программы и политики, а также привлечения кредитных ресурсов у банковских  организаций, где данное имущество может служить в качестве залога и обеспечения по займам.

Как часто нужно проводить — периодичность и сроки

Общий порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств регулируются следующими нормативными правовыми актами:

Для проведения инвентаризации в текущем режиме (т.е. в общем  порядке веления контроля) предусмотрены следующие сроки, указанные в Таблице 1.

Таблица 1. Количество обязательных инвентаризаций основных средств:

Объект, подлежащий учетуПериодичность проведения инвентаризации
1.Здания, сооружения и другие объекты недвижимостиОдин раз в три года
2.Библиотечные фонды, архивы, музейные активыОдин раз в 5 лет
3.Другие объекты основных средствОдин раз в год

Общая инвентаризация в любой организации, предприятии или учреждении независимо от формы собственности, подведомственности должна проводиться при соблюдении следующих условий:

  1. Инвентаризация должна производиться не ранее 1 октября каждого отчетного года и не позднее, чем 31 декабря этого же года.
  2. Проверяются и уточняются все регистровые записи бухгалтерского учета, инвентаризационные книги и реестры.
  3. Все документы, относящиеся к технической эксплуатации — технические паспорта, сертификаты, ведомости, ПТС. Они проверяются на наличие и соответствие предусмотренных для них нормативных сроков годности (сроки действия).
  4. проверяется наличие и срок действия документов, определяющих правовой статус основных средств — свидетельство регистрации прав собственности, соответствие записей в Федеральном реестре недвижимости, договоры аренды, акты приема – сдачи, договоры купли продажи и т.п.

Кроме этих базовых нормативных требований по срокам и формату проведения, инвентаризация основных средств проводится в других, дополнительных случая.

Причинами проведения инвентаризации могут также выступать:

  • при смене лиц, которые согласно распоряжения руководителя являются материально — ответственными, что зафиксировано в соответствующем письменном приказе по организации или ее подразделению. Подобная инвентаризация обязательно сопровождает акт прима — сдачи соответствующих должностных обязанностей;
  • в случаях, связанных с форс — мажорными обстоятельствами, когда имущество повреждено, уничтожено или утеряно вследствие стихийных бедствий, пожаров и прочих событий, носящих характеристику действия непреодолимой силы и попадающими под определение страховых случаев;
  • в случаях обнаружения фактов кражи, недостачи прочих умышленных действий, наносящих ущерб и убытки материальным активам компании;
  • по судебному решению либо на основании соответствующим способом оформленного документа надзорного органа, который в соответствии с законом имеет право предъявлять требования для осуществления инвентаризации. Помимо этого, на этом основании должностные лица соответствующего органа имеют право присутствовать при проведении инвентаризации. Как правило, это связано со случаями возбуждения административного или уголовного дела органами следствия, прокураты при нарушении компанией или ее руководством правил и законов ведения предпринимательской деятельности. Также подобного рода формат инвентаризации используется при проведении процедуры конкурсного производства при банкротстве организации, компании, в том числе, и в случае, если банкротство компании производится по ее собственной инициативе;
  • при передаче компанией и ее структурными подразделениями (на дату передачи) имущества. Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятием и его структурными подразделениями имущества в пределах корпорации.
  • при бригадной материальной ответственности (при подрядном методе работы) при замене бригадира, выбытии из бригады более 50 % ее состава, а также согласно запроса одного или нескольких членов бригады.
  • при ликвидации (реорганизации) предприятия, в том числе и по решению, принятого судом.

Здесь следует отметить, что при проведении инвентаризации по особым случаям (т.е. внеплановые), учету и контролю подлежат все без исключения основные средства, в том числе и те, которые фактически не принадлежат компании на момент проверки, но учитываются на ее вне балансовых счета.

Это, например, арендуемые материальные активы или же имущество, оборудование, приобретенное компанией по договору долгосрочного лизинга (на срок более 1 года).

Создание комиссии

Для того чтобы выполнять инвентаризационные мероприятия, приказом руководителя компании предприятия формируется на постоянной основе инвентаризационная комиссия.

В состав подобной комиссии в соответствии с нормативными требованиями. («Методические указание проведения инвентаризации имущества» — № 49, утвержденные приказом Минфина от 13.09.1995 г), входят в обязательном порядке:

  • Руководитель того подразделения, в чью сферу ответственности входит закрепленное за ним имущество и основные средства.
  • Материально — ответственное лицо, за которым закреплена, в соответствии с приказом и должностной инструкцией, обязанность по учету, хранению и контролю за теми или иными объектами основных средств предприятия (организации).
  • Представитель бухгалтерии, который непосредственно ведет учет основных средств.

Кроме этого, в состав инвентаризационной комиссии могут входить: независимые оценщики, аудиторы, профильные специалисты и эксперты по тем или иным видам материальных активов, представители коллектива (профсоюз).

Здесь особо следует отметить, что присутствие материально ответственного лица при производстве всего процесса инвентаризации  обязательно.

Если при проведении инвентаризации наличие материально ответственного лица не предусмотрено, то в таком случае эта обязанность перекладывается на непосредственного руководителя подразделения или же директора компании (организации).

Порядок и правила проведения для ОС и оборудования

Процесс и порядок проведения инвентаризации имеет определенный алгоритм, утвержденный постановлением Госкомстата № 88.

В соответствии с этим еще одним нормативным документом, общая схема проведения инвентаризации выглядит следующим образом:

  1. Перед тем, как инициировать процесс проведения учета и инвентаризации, руководитель компании должен утвердить приказ, составленный по строго определенной форме — «ИНВ — 22».
  2. Данный приказ, подписанный руководителем и имеющий все необходимые реквизиты (юридический адрес, фирменный бланк, печать, дату и подпись), регистрируется в журнале учета приказов и постановлений (Книга приказов), тоже имеющей определенный стандарт — пронумерованные страницы, прошитые и скрепленные печатью.
  3. Перед началом самой проверки и инвентаризации бухгалтерия или иное финансовое подразделение подготавливает инвентаризационные описи основных средств с указанием соответствующих инвентаризационных номеров.
  4. Материально ответственное лицо подготавливает все необходимые документы для комиссии, а также обеспечивает ей свободный доступ к объектам и имуществу.
  5. Комиссия в ходе проверки устанавливает все факты по имуществу с занесением всех проверочных данных в инвентаризационные ведомости.
  6. После того, как проверка будет закончена по всем пунктам инвентаризационной ведомости, составляется отдельный «Акт проверки», где прописываются все установленные факты по наличию и состоянию основных средств и другого имущества.

После того, как составлен «Акт о проведении инвентаризации», в нем расписываются все члены комиссии и заверяются печатью организации.

Число копий  «Акта инвентаризации» соответствует необходимости для проведения дальнейших действий со стороны руководства компании, но  не менее 2 х экз.

Учет результатов

После того, как инвентаризация завершена, бухгалтерия компании или организации на основании составленного «Акта инвентаризации» и инвентаризационной ведомости производит учет всех фактов, связанных с движением имущества, входящего в группу «основные средства» в балансе.

В качестве примера того, как проводится бухгалтерская проводка в плане счетов компании, можно воспользоваться Таблицей 2.

Таблица 2. Отражение  учета результатов итогов инвентаризации на счетах компании:

ДебетКредитНаименование и состав проводимой операции
1.0191.1Оприходован излишек, выявленный при инвентаризации
2.9401Отражена недостача, выявленная при инвентаризации
3.73.294Сумма недостачи списана на виновное лицо
4.5073.2Оплата недостачи виновным лицом в кассу
5.7073.2Недостача удержана из заработной платы виновного лица
6.91.294Списана недостача на прочие расходы (если виновное лицо не выявлено)

Документальное оформление

Для начала процесса обязателен приказ руководителя, составить его можно с использованием унифицированного бланка ИНВ-22. Скачать образец можно здесь.

Основным документом, отражающим результат любой инвентаризации, в том числе и основных средств – это инвентаризационная ведомость по соответствующей форме для каждой группы активов и материальных средств.

Для основных средств — это форма ИНВ -1

На каждой странице инвентаризационной описи или ведомости обязательно указывается прописью число пунктов материальных средств (объектов) и кроме того, она обязательно заверяется подписью членов инвентаризационной комиссии.

На последней странице описи подводится оценка стоимости всего проверенного имущества, в том числе и проставление полной величины суммы прописью.

Данный документ, составленный по всей форме, не содержащий явных ошибок, является первичным документом, принимаемым в качестве базы при ведении бухгалтерского учета, составления финансовой отчетности и принятия управленческих решений.

Итоги инвентаризации из описей переносятся в сличительные ведомости. Этим занимается бухгалтер, подводя итоги проведенной проверки. Для оформления может быть использована типовая форма ИНВ-18.

Скачать бесплатно бланки и образцы заполнения

Приказ о проведении инвентаризации ОС – скачать.

Инвентаризационная опись ИНВ-1 – скачать.

Сличительная ведомость ИНВ-18 – скачать.

О порядке проведения инвентаризации, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Проведение контроля движения материальных активов и средств в виде периодической инвентаризации, несмотря на некоторую сложность процесса, является действенным инструментом для объективной оценки активов компании и принятия грамотных решений руководством компании.

Кроме этого, несмотря на то, что российским законодательством не предусмотрено прямой ответственности за недостаточное корректное ведение инвентаризационного учета, все же в ряде случаев, приведших к выявлению фактов грубого нарушения ведения финансовой отчетности (например, при налоговой проверке), к нарушителям могут быть приняты меры наказания.

Это наказание может быть применено в рамках Административного Кодекса РФ (ст. 15.11) с соответствующими санкциями в виде штрафов для виновных должностных лиц.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    -->