Выдача копий документов работнику по его заявлению

Заявление на выдачу документов при увольнении: какие бумаги получит сотрудник, а также образец запроса на предоставление справок

Выдача копий документов работнику по его заявлению

Законодательство не ограничивает перечень документов, которые работник вправе требовать от работодателя, при условии, что они касаются его лично и в них указана его фамилия. Расскажем, какие справки и документы следует запрашивать при увольнении.

Какие бумаги должны выдать работнику при уходе?

Статьей 84.1 ТК РФ утверждены условия расторжения трудовых отношений. В последний рабочий день наниматель должен отдать увольняемому трудовую книжку и окончательно рассчитать его согласно ст. 140 ТК РФ.

Кроме этого, при условии письменного обращения, он должен выдать подписанные копии бумаг, касающиеся бывшего сотрудника.

Таким образом, ТК РФ говорит о безоговорочной выдаче трудящемуся всех запрошенных им документов.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

В случае увольнения компания:

  1. Возвращает трудовую и медицинскую книжки.
  2. Выдает расчетный лист, справку о заработной плате за последние два календарных года, выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, копию раздела 3 расчета по страховым взносам за работника, сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии).
  3. Выдает документы по запросу работника: 2НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, справку о заработной плате для службы занятости.

Как составить запрос на получение справок?

Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:

В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:

  • занимаемую должность адресата;
  • название предприятия;
  • ФИО руководителя.

Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).

В сообщении о заявителе нужно назвать свою фамилию и имя, также стоит указать должность работника в родительном падеже (например, бухгалтера Золотаревой). Нет разницы, как написать: “бухгалтера” или “от бухгалтера”. Второй вариант верен с точки зрения русского языка, но заявление примут в любом случае. Написание без предлога — уже устоявшаяся практика в деловой переписке.

То же касается написания слова “заявление” — с заглавной или прописной буквы, составить заявление можно по-разному. Распространены три версии написания:

  • Начинается строка со строчной буквы и после слова “заявление” ставится точка. Это общепринятый способ оформления. В этом случае одним предложением считают наименование документа, сведения об адресате и заявителе.
  • Прописная буква без точки в конце. В случае написания слова “заявление” в центре листа оно становится названием целого документа. Оно подчиняется тем же правилам, что и остальные заголовки.
  • Без точки в конце и большими буквами. Подобная редакция традиционно встречается при наборе текста на компьютере, а не написании от руки.

Сам текст заявления начинается с красной строки. Заявление вы пишете с четкой целью, и следует здесь передать, по какой причине обращаетесь к адресату. Изложите:

  1. основания обращения: “в связи с увольнением”;
  2. свои требования: “выдать документы, связанные с работой”;
  3. доказательства — дайте ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ.

Следует придерживаться официально-делового стиля и писать лаконично.

Дата составления заявления указывается после его содержания и выравнивается по левому краю. Можно указать число и сразу после слова заявление, это не будет ошибкой.

Подпись ставят собственноручно, даже если остальной текст напечатан. Без подписи сотрудника всякое заявление может быть признано недействительным, так как она является важным реквизитом.

К кому обратиться, в какой форме?

Трудовой кодекс устанавливает довольно много случаев, в которых работник обязан или вправе направиться к работодателю с обращением. Закон не всегда определяет, какой должна быть форма обращения — устной или письменной и требуется ли для нее официальная форма.

Заявление о выдаче документов нужно подавать письменно. Устная просьба не позволит в случае конфликта подтвердить требования работника. Заявление нужно зарегистрировать у делопроизводителя или в отделе кадров. Если в организации мало сотрудников, этим может лично заниматься директор или бухгалтер. Имеет смысл оставить у себя 2 экземпляр с пометкой о принятии.

Использовать свое право получить документы наниматель может когда угодно: и в отпуске, и в период временной нетрудоспособности. В этом случае он может направить заявление почтой.

В данном случае заявление следует направлять в адрес компании заказным письмом с уведомлением.

При этом рекомендуется, чтобы заявитель оформил опись вложения с целью избежания разногласий по поводу содержимого письма.

Какие документы может запросить работник

Выдача копий документов работнику по его заявлению

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    -->